¿Cómo compartir documentos desde WordPress?

Hay muchas opciones para compartir documentos desde nuestro WordPress. Lo más habitual es poner enlaces a los documentos directamente desde nuestros artículos para su descarga como haríamos con una imagen.

Si queremos hacer algo más profesional donde podamos interactuar con nuestros usuarios, firmar los documentos y hacer seguimiento de las descargas, Docxpresso nos ofrece una solución para gestionar nuestros ficheros en nuestra página de WordPress.

El plugin para WordPress que hemos hecho permite integrar tu cuenta de Docxpresso con tu instalación de WordPress para poder compartir y hacer seguimiento de tus ficheros desde tu página en WordPress.

Compartir documentos online

El primer paso, seguramente, sea el más básico, pero para muchos profesionales es algo muy necesario. Poder compartir documentos online. Ya sean actas, exámenes, contratos, facturas, propuestas… hay muchos documentos en el proceso de relación con un cliente que necesitamos compartir y hacer seguimiento.

Lo más seguro es que el primer paso sea una propuesta del proyecto que quieres presentar. Esta propuesta la puedes enviar al cliente para que la pueda validar, aceptar, rechazar, etc…

Este paso es un primer paso de seguimiento y seguramente quieras pedirle a tu cliente unos datos básicos. CIF, dirección postal, responsable…

Lo ideal es que nuestro equipo comercial tenga unas plantillas master de propuestas que puedan enviar de forma ágil a los clientes. Si entre una reunión y el envío de la propuesta pasan días, la relación se enfría y podemos perder al cliente. Agiliza el envío de tus propuestas desde tu web. Haz seguimiento de la apertura, rellenado, aceptación de las propuestas y ten una visión global de lo que ocurre con tu fuerza de ventas en cada momento.

Rellenar documentos online

Siguiente paso, queremos que el cliente nos complete una propuesta. Puede ser algo tan sencillo como qué si queremos vender post patrocinados o publicidad en nuestra web, los clientes nos puedan hacer las peticiones directamente por la web.

Igualmente, si queremos ofrecer a los usuarios un cuestionario después de un curso, un Net Promoter Score o cualquier otro tipo de formulario, lo podemos preparar y diseñar con nuestro documento de Word, subirlo a nuestra cuenta de WordPress y publicarlo.

Disponer de documentos que el usuario puede rellenar en nuestra página web puede ser muy útil para academias, clínicas, abogados, contables. Podemos ofrecer a nuestros clientes carpetas y documentos privados para rellenar de tal forma que podamos cerrar el ciclo de venta completo.

Y no sólo se trata de clientes, también hablamos de alumnos, pacientes, proveedores. Puede ser que un cliente mantenga con nosotros un historial de visitas, pruebas, ejercicios. ¿Queremos gestionar esto de forma manual, o de forma automatizada? ¿Quieres que tu equipo se dedique a tareas administrativas o a tareas productivas? ¿Quieres que el papeleo te haga perder tiempo o se convierta en una herramienta para fidelizar clientes?

Dar respuesta al GDPR / LOPD de una forma fácil

Este tipo de gestión de datos del cliente en la nube y compartida de forma segura no es un “avance”. Es una necesidad que deberemos cumplir de forma obligatoria a partir de marzo del próximo año.

Los clientes nos pueden reclamar TODOS sus datos de forma completa y debemos dar respuesta en 10 días a esa solicitud.

Para muchas empresas gestionar esto puede ser el fin de la propia empresa. Reclamaciones, multas, quejas…

Para evitar eso, debemos aprovechar este cambio regulatorio para mejorar nuestro servicio. Ofrezcamos al cliente todos sus datos de forma transparente en nuestra web como herramienta de trabajo con ellos.

Tus facturas, tus propuestas, tus términos y condiciones, tus ejercicios, tus exámenes… todo publicado en tu carpeta de una forma sencilla y clara.

Enviar correos a los usuarios cuando rellenan documentos

El plugin de Docxpresso te permite automatizar el envío de emails a los usuarios una vez han rellenado el documento. El correo que se envía se diseña en el mismo gestor y podemos usar las variables del propio documento para alimentar ese correo.

Si pedimos al usuario su nombre y cargo, podemos usar esos campos para confeccionar el mensaje del correo de tal forma que quede más personalizado.

Igualmente podemos enviar una copia del documento generado al usuario de tal forma que tenga un acuse de recibo.

Hacer seguimiento del uso de tus documentos desde WordPress

Por último, lo más importante es que tendremos un registro claro de todos los usos del documento. Podemos descargar un Excel con todos los datos generados en los documentos y quizás lo más interesante es que podemos recuperar los documentos rellenados por los usuarios de tal forma que podamos completarlos.

En los documentos que compartimos podemos dejar campos obligatorios, campos que el usuario no puede rellenar, pero que nosotros si podremos completar, de tal forma que podamos tener el control de cerrar el documento y prácticamente cualquier otra combinación que podamos pensar.

El caso es que al poder recuperar documentos rellenados por el usuario, podemos generar flujos de trabajo dentro de nuestra organización.

Formularios con cualquier tipo de campo

Si necesitamos generar formularios con bloques ocultos en función de variables, usando matemáticas, campos visibles, invisibles… haz que tus documentos de Word se conviertan en aplicaciones web de todo tipo.

Como puedo probar este plugin

Descárgatelo, instálalo en tu WordPress y si quieres hacer una prueba rápida, pon estos datos en los ajustes de tu cuenta.

https://testwp.a.docxpresso.com
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Con estos ajustes puedes ver cómo tu WordPress mostrará documentos que hemos subido a esta cuenta de Docxpresso y cómo a la hora de hacer un post puedes incluir documentos de tu instalación de Docxpresso.

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