Cómo importar usuarios fácilmente en WordPress

Todos estamos acostumbrados a importar contenidos en WordPress. Nada más comprar un theme, en muchas ocasiones lo primero que hacemos es importar: páginas, adjuntos, entradas, widgets, los menús, etc. La importación de contenidos, se suele hacer o con el importador que traiga el theme expresamente preparado (suele ser One Click Demo Import), o usando el WordPress Importer. Es decir, el importador que ofrece por defecto WordPress en el repositorio de plugins (que por cierto lo hace uno de los plugins más populares, con más de 4 millones de instalaciones activas).

Sin embargo, por multitud de razones, es posible que además de necesitar importar contenidos, tengáis que importar usuarios.

¿Por qué razones puedo querer importar usuarios?

Por muchas, pero aquí os dejo un listado de las más frecuentes.

  • Estáis montando un sitio en WordPress, pero venís de otra tecnología y tenéis un listado de usuarios que importar.
  • Estás creando una tienda en WooCommerce y tienes un listado de clientes físicos a los que quieres ofrecerle ya una cuenta de usuario.
  • Estás desarrollando una web corporativa, y dentro de la misma, en la parte privada a modo de Intranet, los empleados van a tener acceso a una serie de información. Necesitas importar tu base de datos de empleados.
  • Tienes algún tipo de membresía o sistema de suscripción, fuera de WordPress (ya sea offline o con otra tecnología) y quieres dar de alta todos tus miembros (o suscriptores) de forma masiva en tu nueva web con WordPress. Vas a usar WooCommerce Subscritpions o Paid Membership Pro, por ejemplo, y necesitas un plugin que haga el trabajo por ti.
  • Tienes un sitio funcionando con una base de datos de usuarios grande y quieres incluir nuevos datos en tu web, que provienen de tu ERP o CRM. Generas con el ERP o el CRM un fichero, y directamente lo importas a tu web.
  • En una academia, vais a poner unos módulos online, a través de algún LMS. Para dar de alta todos los estudiantes, asignarlos a grupos, etc. usáis un listado, lo importáis y listo.

Cómo podemos importar usuarios en WordPress de forma masiva. Usando un plugin para dicha labor. De los dedicados expresamente a usuarios, el más usado a nivel global (y el que te sugiere Google o WordPress cuando buscas) es Import Users From CSV With Meta. Soy el responsable de su desarrollo y mantenimiento, así que puedo hablaros mucho de él. Veamos cómo funciona, qué principales características tiene, etc.

Deciros antes de empezar con esta descripción, que el plugin a diario recibe nuevas peticiones de mejoras, así que en efecto, veréis que es actualizado a menudo, en ocasiones, varias veces en una misma semana. Así que sus funcionalidades siempre van creciendo y mejorando. Adaptándose además a las necesidades reales de sus usuarios.

Plugin Import Users From CSV With Meta en WordPress.org

Import Users From CSV With Meta

Este plugin permite importar usuarios, desde un fichero CSV, importando entre otras cosas:

  • Sus datos básicos: nombre de usuario, nombre, apellidos, correo electrónico, contraseña
  • Su rol
  • Sus metadatos: si usáis WooCommerce, por ejemplo, estos serían dirección de envío, dirección de facturación, país, etc.

Lo que sí os habrá dejado quizás un poco confundidos es: ¿qué es un fichero CSV? Pues seguramente muchos conozcáis Microsoft Excel, LibreOffice Calc o Google Drive Sheets. Todos ellos son programas llamados «hojas de cálculo» y que suelen trabajar con fichero del tipo XLS, XLSX u ODS. Es la forma más frecuente de manejar listados sencillos de información. Pues cualquier programa de ese tipo, puede guardar su información en formato CSV, que será el que usaréis luego para subir a la web, y que usará este plugin.

Aparte de importar usuarios también permite:

  • Actualizar usuarios: muchas veces en vez de querer dar de alta usuarios, queréis actualizar los presentes con nueva información, modificando dicha información o actualizándola.
  • Enviar un email con información personalizada a cada usuario que está siendo importado. Este correo electrónico puede rellenarse con cualquier dato presente en el fichero CSV.
  • Generar contraseñas aleatorias y seguras para cada usuario.
  • Crear un proceso «cron» que actualice automáticamente los usuarios desde una ruta. Esta característica se explota mucho en usos profesionales y sirve para sincronizar tus usuarios con tu ERP/CRM automáticamente.
  • Crear un botón para poner en el frontend para que algún usuario que no puede acceder a tu escritorio, pueda importar usuarios desde dicho botón.

Además, el plugin incluye compatibilidad con otros plugins, para hacer la vida más fácil a los que usáis además de WordPress:

  • WooCommerce
  • WooCommerce Membership
  • BuddyPress
  • Paid Membership Pro
  • Indeed Ultimate Membership Pro
  • Allow Multiple Accounts
  • New User Approve
  • Users Group
  • WP LMS Course
  • WP Members
  • WP Users Group

A continuación tenéis una vista del panel principal del plugin:

Cómo importar usuarios con WordPress

Cómo importar usuarios

Y bueno, ya para terminar deciros brevemente cómo funciona. Lo primero que tenéis que hacer es iros a «Plugins», «Añadir nuevo» y buscarlo. Lo instaláis y luego lo activáis. Una vez hecho esto, en el menú «Herramientas» os aparecerá una opción nueva «Importar usuarios desde CSV».

Al entrar veréis una vista dividida en varias pestañas. Os recomiendo antes de nada daros una vuelta por la pestaña documentación. Allí podréis descargaros un fichero CSV de ejemplo que podéis tomar como base para el vuestro.

Ya sólo os queda probad el plugin y si tenéis problemas, escribid en el foro de soporte. Solemos ser bien rápidos respondiendo y dejamos todas las peticiones de soporte resueltas.

Espero que a los que no conocierais esta solución, os haya aportado una herramienta más que seguro que podéis usar en vuestros proyectos.